Faktury VAT wystawiane są z zamiarem utrwalenia transakcji objętych podatkiem od towarów i usług. Jednakże nie każdy przedsiębiorca jest zobligowany do rozliczania podatku VAT, gdyż przypada im legalne zwolnienie. Jak w tej sytuacji wygląda zagadnienie fakturowania i czy istnieje ewentualność rejestrowania sprzedaży w odrębny sposób?

Podatnicy wykluczeni z VAT muszą fakturować, gdy konsumentem jest drugie przedsiębiorstwo. W przypadku, gdy kontrahentem jest osoba fizyczna, fakturę wystawia się na jej życzenie. W innym przypadku zawarcie transakcji może być uwieczniona paragonem. Faktury VAT podatników zwolnionych prawnie wymieniają:

Podatnikom przypada zwolnienie z przepisów VAT,

Zwolnione regulacje dotyczące dostaw określonych towarów lub usług,

Przepisy dyrektywy zwalniają z podatku od dostaw niektórych towarów.

Reguł tych nie stosuje się w sytuacji, w których podatnicy są wyłączeni z VAT z uwagi na naturę prowadzonej przez nich działalności. Innymi słowy, że sprzedawane przez niego artykuły lub usługi są prawnie zwolnione z podatku. Faktury niezawierające podatku VAT nie zawierają również danych, że podatnicy są wykluczeni z podatku VAT, dlatego że nie przekroczyli limitu kwoty sprzedaży (aktualnie łącznie 200 tys. złotych). Innymi słowy, jeśli dana firma korzysta z indywidualnego zwolnienia z podatku VAT, nie trzeba o tym informować wykonawcy. Pozostałe elementy, jakie nie muszą być uwzględnione na fakturze bez podatku VAT to:

Wystawianie faktur w przypadku podatników zwolnionych z VAT wygląda niemalże identycznie, jak w przypadku aktywnych podatników VAT. Tak naprawdę niewiele jest składników, których faktura bez VAT nie zawiera bądź które,w odróżnieniu do stereotypowej faktury, mieścić musi. Ustawa o podatku od produktów i usług jasno ujmuje również, które składniki muszą znaleźć się obligatoryjnie na każdej fakturze. Należą do nich:

Kluczowe jest to, że jeżeli na fakturze nie ma składników wymaganych przez prawo i błędnie wystawiono fakturę, fakturę należy skorygować, niezależnie od tego, czy dostawa produktów czy świadczenie usług lub podmiot gospodarczy jest zwolniony z podatku VAT.

Co się tyczy zasady faktury VAT i faktury bez VAT powinien wystawiać kontrahent, który zapewnia towary lub usługi. Czasami tymczasem faktura może zostać wystawiona przez firmę upełnomocnioną przez kupującego lub sprzedającego. Wypada podobnie pamiętać o czasie wystawienia faktury wynikającym z Regulacji o podatku od produktów i usług. W związku z tym program magazynowy faktura bez VAT musi zostać wystawiona przed 15tym dniem kolejnego miesiąca po którym zrealizowano transakcję sprzedaży. Dowód zawarcia transakcji może być wystawiony w formie tradycyjnej i elektronicznej - w takim przypadku nie znajdziemy podpisu wystawcy na dokumencie, co nie sprawi nieważności faktury. W wypadku osób nie prowadzących aktywności gospodarczej zawierane transakcje będą dokumentowane na paragonach, z tej przyczyny termin wystawiania faktur w przyszłym miesiącu nie obowiązuje. Tymczasem każdy właściciel firmy ma obowiązek wystawić fakturę zgodnie z życzeniem klienta. Wskazane jest pomnieć, że faktura dla osoby fizycznej zawiera takie same szczegóły, jak faktura dla firm.